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Payroll Service für MitarbeiterInnen in den USA
Wir übernehmen die amerikanische Gehaltsabrechnung für internationale Unternehmen – auch ohne eigene US-Gesellschaft oder Niederlassung.
Mitarbeiter in den USA ohne eigene Gesellschaft einstellen und amerikanische Gehaltsabrechnung umsetzen?
Sie möchten einen Mitarbeiter in den Vereinigten Staaten beschäftigen, haben dort aber keine eigene Gesellschaft oder Betriebsstätte? IPS unterstützt internationale Unternehmen bei der Beschäftigung von Personal und der landeskonformen Payroll in den USA.
Die amerikanische Gehaltsabrechnung umfasst nicht nur Federal Payroll Taxes. Je nach Arbeitsort müssen zusätzlich die Anforderungen des jeweiligen Bundesstaates und teilweise sogar lokale Vorschriften berücksichtigt werden.
Für die Beschäftigung von Mitarbeitern in den USA kommen insbesondere zwei Modelle infrage:
1. Employer of Record (USA)
Ihr Mitarbeiter wird über eine geeignete US-Arbeitgeberstruktur beschäftigt und arbeitet operativ für Ihr Unternehmen.
✓ Schneller Start in den USA
✓ Keine eigene US-Gesellschaft erforderlich
✓ Payroll und Administration ausgelagert
✓ Unterstützung bei Federal- und State-Compliance
2. Direkte Anstellung in den USA
Ihr ausländisches Unternehmen bleibt selbst Arbeitgeber und erfüllt die erforderlichen US-Payroll- und Registrierungsanforderungen.
✓ Direkte Beschäftigung im eigenen Unternehmen
✓ Amerikanische Payroll über IPS
✓ Unterstützung bei EIN und State-Registrierung
✓ Federal- und State-Payroll berücksichtigt
IPS ist Ihre globale Payroll-Lösung für eine erfolgreiche und schnelle
internationale Expansion ohne eigene Niederlassung.
Remote Work Vollzeit aus den USA – Informationen zur Gehaltsabrechnung und Anstellung in Amerika
Als Partner für internationale Gehaltsabrechnungen unterstützt IPS Sie bei der korrekten Beschäftigung Ihrer Mitarbeiter in den USA und bei einer bundes- und bundesstaatenkonformen amerikanischen Lohnabrechnung.
Das amerikanische Payroll-System besteht aus bundesweiten Steuern und Sozialabgaben sowie zusätzlichen Vorschriften des jeweiligen Bundesstaates. State Income Tax, State Unemployment Insurance, Workers’ Compensation, Paid Leave und lokale Payroll Taxes können sich deshalb je nach Arbeitsort unterscheiden.
Mindestlohn und Arbeitszeit in den USA
Der bundesweite Mindestlohn nach dem Fair Labor Standards Act beträgt auch 2026 grundsätzlich $7,25 pro Stunde.
Viele Bundesstaaten und Städte schreiben allerdings deutlich höhere Mindestlöhne vor. Gelten für einen Mitarbeiter sowohl Federal- als auch State- oder Local-Minimum-Wage-Regeln, ist grundsätzlich der höhere anwendbare Mindestlohn zu beachten.
Für nicht von der Überstundenregel befreite Arbeitnehmer – sogenannte non-exempt employees – schreibt das Bundesrecht grundsätzlich eine Überstundenvergütung von mindestens dem 1,5-Fachen des regulären Stundenlohns nach mehr als 40 Arbeitsstunden pro Arbeitswoche vor.
Lohnnebenkosten und Payroll in den USA
Die Arbeitgeberkosten in den USA lassen sich nicht zuverlässig mit einem einzigen Prozentsatz des Bruttogehalts angeben. Neben bundesweiten Payroll Taxes hängen zusätzliche Kosten insbesondere vom Bundesstaat, der Tätigkeit, dem Arbeitslosenversicherungssatz, der Workers’ Compensation und den angebotenen Benefits ab.
Social Security – 2026
Für die Social-Security-Komponente der FICA zahlen Arbeitgeber und Arbeitnehmer 2026 jeweils 6,2 % des beitragspflichtigen Arbeitsentgelts.
Die Social-Security-Beitragsgrenze beträgt 2026 $184.500. Der maximale reguläre Social-Security-Arbeitgeberbeitrag beträgt damit $11.439 pro Arbeitnehmer.
Medicare – 2026
Für Medicare zahlen Arbeitgeber und Arbeitnehmer jeweils 1,45 %. Anders als bei Social Security gibt es für den regulären Medicare-Beitrag keine Beitragsbemessungsgrenze.
Bei Arbeitnehmerentgelt über $200.000 muss der Arbeitgeber zusätzlich 0,9 % Additional Medicare Tax vom Arbeitnehmer einbehalten. Für diesen Zusatzbeitrag gibt es keinen entsprechenden Arbeitgeberanteil.
Federal Unemployment Tax – FUTA
FUTA wird grundsätzlich ausschließlich vom Arbeitgeber getragen. Der reguläre FUTA-Satz beträgt 6 % auf die ersten $7.000 FUTA-pflichtigen Arbeitsentgelts pro Arbeitnehmer.
Bei vollständiger und rechtzeitiger Zahlung der anrechenbaren State Unemployment Tax kann regelmäßig eine Gutschrift von bis zu 5,4 Prozentpunkten genutzt werden. Dadurch ergibt sich typischerweise ein effektiver FUTA-Satz von 0,6 %.
In sogenannten Credit Reduction States kann die tatsächliche FUTA-Belastung höher sein.
Weitere Arbeitgeberkosten
→ State Unemployment Insurance (SUI)
→ Workers’ Compensation Insurance
→ gegebenenfalls State Disability oder Paid-Family-Leave-Beiträge
→ mögliche lokale Payroll Taxes
→ Krankenversicherung und weitere Employee Benefits
Bei größeren Arbeitgebern können zusätzlich Pflichten nach dem Affordable Care Act relevant sein. Arbeitgeber mit durchschnittlich mindestens 50 Vollzeitbeschäftigten einschließlich Full-Time Equivalents können als „Applicable Large Employer“ gelten.
Krankheit und Sick Leave
Auf Bundesebene besteht für die meisten Arbeitnehmer im privaten Sektor derzeit kein allgemeiner gesetzlicher Anspruch auf bezahlte Krankheitstage.
Mehrere Bundesstaaten und Städte haben jedoch eigene Paid-Sick-Leave-Gesetze. Ob und in welchem Umfang bezahlte Krankheitstage gewährt werden müssen, hängt deshalb wesentlich vom Arbeitsort des Mitarbeiters ab.
Family and Medical Leave Act – FMLA
Der FMLA kann berechtigten Arbeitnehmern bei einem erfassten Arbeitgeber bis zu 12 Arbeitswochen unbezahlten, arbeitsplatzgeschützten Urlaub innerhalb eines Jahres für bestimmte familiäre und medizinische Gründe ermöglichen.
Für private Arbeitgeber gilt der FMLA grundsätzlich ab 50 Beschäftigten. Ein Mitarbeiter muss unter anderem normalerweise mindestens 12 Monate beschäftigt gewesen sein, mindestens 1.250 Stunden in den vorherigen zwölf Monaten gearbeitet haben und an einem Standort arbeiten, an dem der Arbeitgeber innerhalb von 75 Meilen mindestens 50 Mitarbeiter beschäftigt.
State- und Local-Leave-Gesetze können darüber hinaus weitergehende Rechte vorsehen.
Urlaub, Feiertage und Gehaltszahlung
Anders als in Deutschland besteht nach dem bundesweiten Fair Labor Standards Act grundsätzlich kein allgemeiner Anspruch auf bezahlten Jahresurlaub. Vacation beziehungsweise Paid Time Off wird häufig freiwillig durch den Arbeitgeber angeboten; zusätzlich können einzelstaatliche Regeln relevant sein.
Federal Holidays
In den USA bestehen elf bundesweite Federal Holidays:
→ New Year’s Day
→ Birthday of Martin Luther King, Jr.
→ Washington’s Birthday / Presidents Day
→ Memorial Day
→ Juneteenth National Independence Day
→ Independence Day
→ Labor Day
→ Columbus Day
→ Veterans Day
→ Thanksgiving Day
→ Christmas Day
Wichtig: Federal Holidays bedeuten nicht automatisch, dass private Arbeitgeber bezahlte Freizeit gewähren müssen. Nach Bundesrecht besteht grundsätzlich kein allgemeiner Anspruch auf bezahlte Feiertage.
Payroll-Frequenz
Auch der Auszahlungsturnus ist nicht landesweit einheitlich. Mitarbeiter können beispielsweise wöchentlich, zweiwöchentlich, zweimal monatlich oder monatlich bezahlt werden.
Welcher Abrechnungsrhythmus zulässig ist, hängt jedoch vom jeweiligen Bundesstaat und teilweise von der Beschäftigtengruppe ab. Die State Payday Requirements müssen deshalb bei jeder amerikanischen Payroll berücksichtigt werden.
Kündigung und Abfindung
In den meisten US-Bundesstaaten gilt grundsätzlich das Prinzip der „at-will employment“. Das bedeutet, dass Arbeitgeber oder Arbeitnehmer das Arbeitsverhältnis grundsätzlich jederzeit beenden können, sofern kein Arbeitsvertrag oder anderer besonderer Schutz entgegensteht.
Eine Kündigung darf jedoch nicht aus einem rechtswidrigen Grund erfolgen. Unzulässig sind beispielsweise Kündigungen aufgrund gesetzlich geschützter Diskriminierungsmerkmale oder rechtswidrige Vergeltungsmaßnahmen.
Montana bildet beim allgemeinen At-will-Grundsatz eine Besonderheit. Zusätzlich bestehen in verschiedenen Staaten und Fallkonstellationen weitere Ausnahmen.
Abfindung / Severance Pay
Das bundesweite Fair Labor Standards Act schreibt grundsätzlich keine allgemeine Abfindungszahlung bei einer individuellen Kündigung vor.
Ein Anspruch auf Severance Pay kann sich jedoch beispielsweise aus dem Arbeitsvertrag, einer betrieblichen Regelung oder einer individuellen Vereinbarung ergeben.
WARN Act bei größeren Entlassungen
Bei größeren Betriebsschließungen und Massenentlassungen können besondere Vorankündigungspflichten gelten. Der bundesweite Worker Adjustment and Retraining Notification Act – WARN – verlangt von erfassten Arbeitgebern mit grundsätzlich mindestens 100 Mitarbeitern in bestimmten Fällen eine schriftliche Vorankündigung von mindestens 60 Kalendertagen.
Auch einzelne Bundesstaaten besitzen zusätzliche oder strengere sogenannte Mini-WARN-Regelungen.
Payroll USA bedeutet Federal + State + Local Compliance
Ob Kalifornien, Texas, Florida, New York oder ein anderer Bundesstaat: Mindestlohn, Sick Leave, Payday-Regeln, State Income Tax, Unemployment Insurance, Workers’ Compensation und weitere Beschäftigungsvorschriften können sich erheblich unterscheiden.
Eine amerikanische Gehaltsabrechnung sollte deshalb immer am tatsächlichen Arbeitsort des Mitarbeiters ausgerichtet werden. Bei Remote Work ist außerdem zu prüfen, ob ein Umzug in einen anderen Bundesstaat neue Payroll- und Registrierungsanforderungen auslöst.
Mitarbeiter in den USA rechtssicher beschäftigen und abrechnen
Die Beschäftigung eigener Mitarbeiter in den Vereinigten Staaten bringt Payroll-, Steuer- und Compliance-Anforderungen auf Bundes-, Bundesstaaten- und teilweise lokaler Ebene mit sich. Mit unseren internationalen Payroll-Lösungen unterstützen wir Sie bei einer effizienten und landeskonformen Abwicklung.
Ihre Vorteile:
✓ Amerikanische Lohn- und Gehaltsabrechnung
✓ Berechnung von Social Security, Medicare und FUTA
✓ Berücksichtigung von State Unemployment und weiteren State Payroll Taxes
✓ Unterstützung bei EIN und erforderlichen Payroll-Registrierungen
✓ Berücksichtigung bundesstaatlicher Mindestlohn-, Payday- und Leave-Regeln
✓ Employer of Record für geeignete Beschäftigungssituationen
✓ Direkte Beschäftigung über ausländische Arbeitgeberstrukturen je nach Einzelfall
✓ Payroll-Unterstützung für Remote Work in unterschiedlichen Bundesstaaten
✓ Flexible Expansion in den amerikanischen Markt
Jetzt unverbindlich beraten lassen und Mitarbeiter in den USA professionell beschäftigen und abrechnen.
Wo wir Sie unterstützen können
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