IPS steht Ihnen als Professional Employer Organization (PEO) für Ihre internationale Expansion zur Seite.

Global Payroll Services für Unternehmen jeder Größenordnung

Ganz gleich, ob Ihr Unternehmen nur eine Handvoll MitarbeiterInnen hat oder tausende, die über die ganze Welt verteilt sind: Als professionelle Arbeitgeberorganisation (Professional Employer Organization) bietet IPS Ihnen vollständige, standardisierte Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste, in wie vielen Ländern mit wie vielen MitarbeiterInnen auch immer Sie tätig sind. Zu unseren Auftraggebern gehören KMUs ebenso wie große Konzerne — gerne übermitteln wir Ihnen unsere Referenzen.

Was umfasst die globale Gehaltsabrechnung?

Die Lohn- und Gehaltsabrechnungen umfassen die monatliche Berechnung der Mitarbeiterentgelte, die Einbehaltung der korrekten Einkommens- und Sozialabgaben, die Verwaltung von Boni, Provisionen, Spesen und Sozialleistungen sowie die Aushändigung der Lohnabrechnung an Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen. Zum Service gehören ebenso das Führen der Personalakte, die Entrichtung von Abgaben an (Steuer-)Behörden und Versicherer sowie die Kontrolle der Arbeitszeiten und Urlaubstage des Personals.

Bei einer globalen Lohn- und Gehaltsabrechnung handelt es sich um denselben Prozess, der praktisch in jedem einzelnen Land durchgeführt wird, aber in Summe natürlich viel komplexer ist. Die Steuer- und Arbeitsgesetze sind von Land zu Land sehr unterschiedlich. Das Management der Personaldaten, die vielen nachzuverfolgenden Kalkulationen und Spesenrechnungen in verschiedenen Sprachen und unterschiedlichen Währungen sind oftmals eine ordentliche Herausforderung!

Bei der globalen Payroll werden die Gehaltstabellen aus der ganzen Welt an einem Ort konsolidiert, die Daten standardisiert und die Zahlungen weltweit in der jeweiligen Landeswährung unter Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen berechnet und ausgezahlt.

Die Multi-Country-Payroll

Die Definition einer länderübergreifenden Lohn- und Gehaltsabrechnung (multi-country-payroll) ist dieselbe, egal, ob ein Unternehmen eine eigene Niederlassung in dem Land hat, in dem es MitarbeiterInnen einstellt, ob es über einen Employer of Record (EoR) (auch bekannt als internationale PEO) arbeitet, oder ob es unabhängige Auftragnehmer und Auftragnehmerinnen einstellt. Der Unterschied zwischen einer globalen Lohn- und Gehaltsabrechnung und einer lokalen Lohn- und Gehaltsabrechnung besteht darin, dass die erforderlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungsschritte für verschiedene Länder gleichzeitig durchgeführt werden können, was die Einstellung und Bezahlung von MitarbeiterInnen im Ausland für alle Personalabteilungen im Headquarter deutlich vereinfacht und übersichtlicher macht.

Zusammenarbeit mit einer PEO – die beste Option

Eine internationale Professional Employer Organization wie IPS by HRsolution ist die beste Option für eine erfolgreiche Expansion Ihres Unternehmens im Ausland. Wir bieten Ihnen maßgeschneiderte Services, von der kompletten Personalverwaltung, rechtssicheren Verträgen bis zur globalen Lohnabrechnung.

Gut für Ihr Business

Eine professionelle Arbeitgeberorganisation (PEO) kann Ihrem Unternehmen auf verschiedene Weise helfen. Die Zusammenarbeit mit IPS bedeutet zunächst einmal, dass Sie sich auf Ihre geschäftlichen Prioritäten bei der internationalen Expansion konzentrieren können. Je mehr Ihr Unternehmen wächst, desto mehr müssen Sie sich um Ihre Human Resources-Abteilung kümmern. Sie müssen zusätzliche MitarbeiterInnen einstellen, und das bedeutet zusätzliche Arbeit. Und nicht nur das: Obwohl Sie vielleicht über das Budget verfügen, um neue MitarbeiterInnen einzustellen, die direkt für das internationale Business Development verantwortlich sind, haben Sie vielleicht nicht das Budget, um ein erfahrenes HR-Team einzustellen. Durch die Zusammenarbeit mit einer Professional Employer Organization profitieren Sie von allen Vorteilen einer internen Personalabteilung, ohne diese selbst aufbauen bzw. einstellen zu müssen.

Ihr Unternehmen bleibt gesetzeskonform

Arbeitnehmerbezogene Gesetze sind in jedem Land komplex und ändern sich ständig. Nur eine Expertin oder ein Fachmann mit viel Erfahrung ist in der Lage, mit den sich regelmäßig ändernden Anforderungen an die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen Schritt zu halten. Wenn Sie mit einer professionellen Arbeitgeberorganisation wie IPS by HRsolution zusammenarbeiten, können Sie sicher sein, dass Ihr Unternehmen auch die allerneuesten Änderungen der Arbeitgebervorschriften einhält, ohne dass Sie sich selbst darum kümmern müssen, den Überblick über die Gesetzesänderungen zu behalten.

Von Erfahrung profitieren, ohne Investition in eigenes HR-Personal

Erfahrene HR-Fachleute sind eine teure Investition, auf die Sie aber nicht verzichten können. Durch die Zusammenarbeit mit einer Professional Employer Organization (PEO) wie IPS erhält Ihr Unternehmen Zugang zu Top-Personalern und hochqualifizierten Juristen, die dazu beitragen können, beschäftigungsbezogene Risiken zu mindern und Ihrem Unternehmen ein besseres Personalmanagement zu ermöglichen, als Sie es sich sonst leisten könnten.

PEOs und andere Kategorien von HR-Outsourcing

Eine Professional Employer Organization ist eine Form des Outsourcings der Personalabteilung. PEOs unterscheiden sich von Anbietern von Human Capital Management (HCM)-Software, die Tools für die Verwaltung von Mitarbeiterdaten und die Lohn- und Gehaltsabrechnung anbieten, aber keine Arbeitgeberpflichten übernehmen. Professionelle Arbeitgeberorganisationen differenzieren sich auch von Arbeitnehmerüberlassungsunternehmen, die über die Übernahme der Lohn- und Gehaltsabrechnung und der Sozialleistungen hinaus keine weiteren HR-Dienstleistungen anbieten.

Personalfragen im Ausland sind komplex, und so entscheiden sich viele kleine, mittlere und große Unternehmen dafür, in die Auslagerung des Personalwesens zu investieren. Anstatt Tausende von Euro für die Einstellung und den Aufbau einer Personalabteilung in einem anderen Land auszugeben und sich mit hohem Zeitaufwand in rechtliche und versicherungstechnische Belange einzuarbeiten, profitieren diese Unternehmen von qualifizierten ausgelagerten Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen einer Professional Employer Organization, die sich mit allen Fragen vor Ort bestens auskennen.

Entlasten Sie Ihre eigene Personalabteilung

Wenn Sie ein Unternehmen mit einer bestehenden Personalabteilung sind, ist Ihnen vielleicht nicht klar, dass das Outsourcing von Personalressourcen für Sie eine perfekte Lösung sein könnte. Viele Personalabteilungen sind personell unterbesetzt und haben ein enormes Arbeitspensum zu bewältigen. Wenn Sie es sich nicht leisten können, weitere Vollzeit- oder TeilzeitmitarbeiterInnen einzustellen, aber dennoch wichtige Personalaufgaben bewältigen müssen, ist die Zusammenarbeit mit einer Professional Employer Organization (PEO) die perfekte Lösung. Sie profitieren von kosteneffizienten, hochqualifizierten MitarbeiterInnen, und Ihr bestehendes Team der Personalabteilung kann sich auf die Erledigung seiner Aufgaben konzentrieren, ohne einer Überlastung ausgesetzt zu werden.

Profitieren Sie von den Skaleneffekten einer PEO

Für neue MitarbeiterInnen im Ausland müssen verschiedene Versicherungen abgeschlossen werden. Eine globale Professional Employer Organization kann aufgrund von Skaleneffekten häufig kostengünstigere Pflichtleistungen anbieten als ein einzelnes Unternehmen.

Wenn Sie Unterstützung beim Recruiting im Ausland benötigen

 Qualifizierte MitarbeiterInnen mit speziellem Fachwissen in ausländischen Märkten zu finden, ist selten eine einfache Aufgabe. Wenn Sie vorübergehend Unterstützung beim Recruiting und Onboarding von neuen Teammitgliedern benötigen, steht Ihnen IPS mit Rat und Tat zur Seite. Selbstverständlich übernehmen wir auch alle erforderlichen Schritte rund um die Gehaltsabrechnungen und die Abwicklung aller Fragen rund um Sozialabgaben, Sonderleistungen und Steuern. Sie brauchen keine eigenen MitarbeiterInnen für diese Aufgabe einzustellen. Durch das Outsourcing von Personalaufgaben können Sie auf qualifizierte MitarbeiterInnen und Partner von IPS als Professional Employer Organization zurückgreifen, die sich genau um Ihre speziellen Anforderungen kümmern.

Was kann mit neuen MitarbeiterInnen im Ausland konkret auf Sie zukommen?

Arbeitsrecht und steuerliche Vorgaben:

Arbeits- und Steuerrecht unterscheiden sich nicht nur von Land zu Land, sondern auch von Person zu Person. Der Steuersatz eines jeden Arbeitnehmers oder einer jeden Arbeitnehmerin hängt von zahlreichen Faktoren ab, darunter Gehaltsstruktur, Alter und Familienstand. Außerdem unterliegen Gesetze stets Veränderungen — Änderungen in der Gesetzgebung erfolgen ohne Vorwarnung. Sprachen und Währungen sind von Land zu Land verschieden, ebenso wie die Standards für Bonuszahlungen. In vielen Ländern müssen Arbeitgeber ein 13. Gehalt als Bonus zahlen.

Datenerfassung

Die Datenmenge, die bei einer internationalen Gehaltsabrechnung erfasst und verarbeitet werden muss, kann überwältigend sein. Jede Abteilung an jedem Standort muss Zeit- und Anwesenheitsberichte, Spesenabrechnungen sowie Bonus- und Provisionszahlen bereitstellen. Das Einkommen kann sich jeden Monat ändern, so dass der Steuersatz unterschiedlich sein kann. Auch die Leistungspakete müssen berechnet werden. Hinzu kommen variable zu berechnende Kosten wie Spesen und Provisionszahlungen an VertriebsmitarbeiterInnen, dreizehnte Monatsgehälter, Jahresboni und vieles mehr.

Komplexes Berichtswesen durch länderspezifische Unterschiede

Die Lohn- und Gehaltsabrechnungsdatensätze für die gesamte globale Belegschaft eines Unternehmens – eigenes Personal sowie MitarbeiterInnen, die über den Employer of Record (EoR) eingestellt sind, sind in der Regel über zahlreiche Systeme, Tabellen und Standorte verteilt. Wenn ein Unternehmen MitarbeiterInnen in 10 Ländern beschäftigt, kann es bis zu 10 lokale Partner für die Gehaltsabrechnung haben, um die Einhaltung der Vorschriften in jedem dieser Länder sicherzustellen.  All diese Datensätze sind dann voneinander getrennt und in ihrem eigenen Format, ihrer eigenen Sprache und Währung gespeichert.

Wenn ein CFO oder das Controlling einen Überblick über die gesamten weltweiten Personalausgaben erhalten oder auch nur die Kosten von zwei oder mehr Standorten vergleichen möchte, müssen die Gehaltsabrechnungsdaten jeweils aus den einzelnen Quellen abrufen, das Format standardisiert und Währungen umrechnet werden — ein Prozess, der Wochen in Anspruch nehmen kann.

Datensicherheit gewährleisten

Datenmanagement und -sicherheit gehören untrennbar zusammen. Die gesamte Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die Zahlungsverarbeitung müssen mit größter Sorgfalt in Bezug auf Datenschutz und Datensicherheit gehandhabt werden. Lohn- und Gehaltsabrechnungsdaten enthalten äußerst sensible personenbezogene Daten, die durch globale Standards wie GDPR in Europa und CCPA in den USA geschützt sind und bei Verstößen gegen den Datenschutz hohe Strafen nach sich ziehen. Lohn- und Gehaltsabrechnungsdaten sind ein begehrtes Ziel für Cyber-Kriminelle und erfordern höchste Standards für die Datensicherheit und ständige Wachsamkeit gegenüber künftigen Bedrohungen. IPS und sein Partner-Netzwerk haben diese Anforderungen stets im Blick und lassen dabei höchste Sorgfalt walten.

Welche Payroll ist am geeignetsten?

Beschäftigungsmodelle

Der Prozess der globalen Expansion beginnt mit der Bestimmung des richtigen Beschäftigungsmodells für das Projekt. Die drei wichtigsten Beschäftigungskategorien sind die Zusammenarbeit mit einem EoR, die eigene Gehaltsabrechnung und das Auftragnehmer-Modell. Wenn ein Unternehmen so schnell wie möglich in einen Markt eintreten möchte, kann es mit einem Employer of Record (EoR) seine MitarbeiterInnen in voller Übereinstimmung mit den gesetzlichen und rechtlichen Vorgaben bezahlen, ohne eine eigene Betriebsstätte gründen zu müssen. Die Arbeitskräfte über den EoR können durch AuftragnehmerInnen für Aufgaben ergänzt werden, die unabhängig umgesetzt werden können.

Wenn das Unternehmen eine langfristige Präsenz im Ausland plant, kann es von Anfang an eine Gesellschaft gründen, was mehrere Monate dauern kann. In der Zwischenzeit kann es über einen EoR einstellen und zur regulären Lohn- und Gehaltsabrechnung wechseln, sobald die neue Betriebsstätte eingerichtet ist — das ein einfacher Schritt für globale Lohn- und Gehaltsabrechnungsanbieter, die eine Gesamtlösung für Arbeitskräfte anbieten.

Eigene Betriebsstätte ja oder nein?

Sobald eine strategische Entscheidung für den Aufbau einer ausländischen Tochtergesellschaft oder einer Niederlassung in Übersee getroffen wurde, wird die Eröffnung einer juristischen Person kosteneffizient. Die Anzahl der MitarbeiterInnen, die ein Unternehmen im Ausland einzustellen plant, beeinflusst auch die Entscheidung über die Art der Beschäftigung. In der Regel reicht eine Belegschaft von 15 bis 20 MitarbeiterInnen aus, um eine Verlagerung von der EoR-Lösung auf die Lohnbuchhaltung zu rechtfertigen. Die Unternehmen sind dann etabliert genug, um umfassendere Verträge mit ihren Mitarbeitern vor Ort auszuhandeln.

Kooperationsmodelle für globale Payroll Services

Wenn ein Unternehmen die Umstellung von einer dezentralen manuellen Gehaltsabrechnung auf ein einheitliches globales Gehaltsabrechnungssystem in Erwägung zieht, muss sichergestellt werden, dass der globale Payroll-Anbieter alle Beschäftigungsarten verarbeiten kann, die das Unternehmen höchstwahrscheinlich nutzen wird.  Ein Kooperationsmodell für Unternehmen ist dabei das Aggregator-Modell, wie es auch IPS anbietet. Dabei geht das auftraggebende Unternehmen Partnerschaften mit mindestens einem lokalen Unternehmen, dem sogenannten In-Country-Partner, ein, das die Lohn- und Gehaltsabrechnung durchführt — in der Regel Buchhaltungsfirmen oder Anwaltskanzleien. Der Partner im Land (In-Country Partner, ICP) wird von uns handverlesen und sorgfältig geprüft — unerlässlich, wenn es um sensible Themen wie Compliance sowie Steuer- und Arbeitsrecht geht. Das Aggregatmodell ermöglicht außerdem maximale Flexibilität. Wenn ein Unternehmen einen speziellen Bedarf hat, kann es mit dem richtigen ICP zusammengebracht werden.

Gehaltsniveau bei MitarbeiterInnen im Ausland

Einer der schwierigsten Aspekte bei der Einstellung von MitarbeiterInnen auf der ganzen Welt ist die Festlegung der optimalen Gehälter. Sind die Gehaltsangebote zu niedrig, ist es unwahrscheinlich, dass das Unternehmen die besten Talente gewinnen kann. Sind die Angebote zu hoch, wird unnötigerweise zu viel gezahlt, was die Rentabilität der Investition verringert. Auch in dieser Hinsicht sind versierte Partner vor Ort am besten geeignet, um ein optimales Gehaltsniveau für neue MitarbeiterInnen auszuhandeln. IPS by HRsolution bietet Ihnen diesen Service für mehr als 120 Länder weltweit an.

Kontinuierliche Unterstützung bei der Erreichung Ihrer globalen Expansionsziele:

Als Ihr Partner wollen wir Ihre Geschichte und Ihre Ambitionen kennenlernen.

Wir möchten Ihnen helfen, Ihre Ziele zu erreichen und neue Entwicklungen in Ihrem Unternehmen wie auch in der Welt vorausschauend zu begleiten, damit Ihr Unternehmen floriert.