Gepflogenheiten und arbeitsrechtliche Grundlagen unterscheiden sich von Land zu Land. Mit den Länderinformationen, die wir Ihnen hier zusammengestellt haben,  erhalten Sie bereits eine Entscheidungsgrundlage für Ihre weiteren Schritte. Wenn  Sie mehr über die Voraussetzungen und Lösungen für die Einstellung von MitarbeiterInnen oder unserem globalen und internationalen Payroll Service erfahren möchten, sprechen Sie uns einfach an.

Hier ein Auszug der von uns bedienten Länder:

Länderübersicht IPS Payroll Service Deutschland International
Payrollservices Österreich

Payroll Service
Österreich

Mehr erfahren
Payrollservices für Frankreich

Payroll Service
Frankreich

Mehr erfahren
Payrollservices Schweiz

Payroll Service
Schweiz

Mehr erfahren
Payrollservices Kanada

Payroll Service
Kanada

Mehr erfahren
Payroll Services Niederlande

Payroll Service
Niederlande

Mehr erfahren
Payroll Services Spanien

Payroll Service
Spanien

Mehr erfahren
Payrollservices Italien

Payroll Service
Italien

Mehr erfahren
Payrollservices Norwegen

Payroll Service
Norwegen

Mehr erfahren
england-grossbritannien-uk-payroll-service

Payroll Service
England

Mehr erfahren
Payroll-Service-USA

Payroll Service
USA

Mehr erfahren

Payroll – Was verbirgt sich alles hinter diesem Begriff?

Herzlichen Willkommen bei IPS — dem internationalen Payroll-Spezialisten! IPS by HRsolution ist eine professionelle Arbeitgeberorganisation, kurz PEO (englisch Professional Employer Organisation) und ermöglicht Ihnen eine unkomplizierte, sichere und schnelle Abwicklung Ihrer internationalen Lohn- und Gehaltsabrechnungen (Payroll Service), ganz nach geltendem Recht und Gesetz in jedem Land, in das Sie expandieren wollen.

Sie haben vermutlich etwas wie „Gehaltsabrechnungen Ausland“ oder „internationale Payroll Dienste“ in die Suchmaschine eingegeben, um das Business der IPS by HRsolution zu entdecken. Tatsächlich wird der Begriff „Payroll“, wie viele andere englische Schlagworte in der Geschäftswelt, auch im Deutschen oft verwendet. Ein Lohnbuchhalter oder eine Lohnbuchhalterin wird beispielsweise heute auch „Payroll Specialist“ oder „Payroll Manager“ genannt. Die Abteilung oder das Team Lohnbuchhaltung ist zur Entgeltabrechnung geworden oder eben zur — „Payroll“, kurz und knackig!

Die „Payroll“ umfasst gleich mehrere Bedeutungen, die für Ihre Finanz- und HR-Abteilungen von Relevanz sind. Der Duden übersetzt mit nur einem Begriff: „Lohnliste“. Aber er bezeichnet nicht nur eine Liste aller Angestellten mit ihrem jeweiligen Gehalt, möglichen Zusatzleistungen wie Firmenwagen oder vermögenswirksame Leistungen und Bonuszahlungen. Sondern er steht auch für die gesamte Summe, die ein Unternehmen für seine Gehaltszahlungen aufbringt. Zugleich steht Payroll für den gesamten Prozess, der mit den Lohn- und Gehaltsabrechnungen zusammenhängt: die Zeiterfassung, das Management der Personalakte oder auch das Abführen und Steuern und Sozialabgaben. Und schließlich ist die Payroll auch der für MitarbeiterInnen krönende Abschluss, der Gehaltsnachweis, den sie am Ende des Monats sicher in den Händen halten bzw. elektronisch übermittelt bekommen.

Wir haben einige Informationen für Sie zusammengestellt, welche Herausforderungen sich bei der internationalen Lohn- und Gehaltsabrechnung stellen, und welche Möglichkeiten es für eine effiziente und sichere Abwicklung der Payroll-Prozesse im Ausland gibt.

Viele Länder – mit unserem globalem Payroll Service nur eine Rechnung

Als Unternehmen mit (geplanten) Geschäftstätigkeiten in mehreren Ländern stehen Sie vor der Frage, wie Sie strategisch die internationalen Gehaltsabrechnungen Im Rahmen Ihres Business angehen und eine bestmögliche Abwicklung der Prozesse angehen. Mit einem internationalen Payroll Service-Spezialisten wie die HRsolution International GmbH bzw. IPS können Sie die weltweiten Entgeltabrechnungen in eine einfache monatliche Rechnung verwandeln und dabei viel Zeit und Aufwand sparen, das unter Einhaltung aller Gesetze. Dabei profitieren Sie von einem Expertennetzwerk an vielen Orten dieser Welt; von unseren Teams, die mit globalem und lokalem Fachwissen zu allen Fragen der Gesetzeskonformität und Compliance schnell Antworten finden. Mit IPS bzw. unserem internationalen Payroll Service können Sie sich auf einen zuverlässigen Partner an Ihrer Seite verlassen, weltweit.

Vorab erhalten Sie von uns alle notwendigen Informationen und belastbare Daten, um mit Blick auf das Handling Ihrer internationalen Payroll eine Entscheidung treffen können, die zu Ihrer Unternehmensstrategie passt. Egal, wie komplex Ihre Anforderungen oder die Größe Ihres Unternehmens ist. Berücksichtigen Sie auch, dass Sie mit globalen Entgeltabrechnungsdiensten mit Blick auf das Gesetz immer auf dem neuesten Stand und auf der sicheren Seite sind, denn jedes Jahr werden weltweit tausende Änderungen in den Compliance-Richtlinien erlassen, die es in allen Prozessen zu berücksichtigen gilt.

Komplexität reduzieren durch internationalem Payroll Service

Wir reduzieren diese juristische und operative Komplexität auf eine monatliche Rechnung. Gestützt auf eine globale Infrastruktur mit lokalen Niederlassungen an vielen Orten und Partnern in über 120 Ländern, die sich um alle Payroll-Fragen Ihres internationalen Teams kümmern, von der Erstellung und fristgerechten Abwicklung der Gehaltsabrechnungen, Zusatzleistungen, Steuern bis zur Einhaltung aller aktuellen Compliance-Regelungen. Dabei können Sie sich darauf verlassen, dass unsere HR-Payroll-Spezialisten und Expertinnen schnell und zuverlässig Support bei allen kleinen und großen Herausforderungen bieten. Es ist die effiziente Unterstützung einer PEO (Professional Employer Organisation), die Ihnen viel Zeit und Nerven erspart und Ihnen den Kopf freihält, um sich ganz auf die Umsetzung Ihrer geschäftlichen Ziele zu konzentrieren.

Herausforderungen bei der globalen Gehaltsabrechnung

Zahlungsmethoden managen

Das Managen der Gehaltsüberweisungen und der Einsatz der geeigneten Zahlungsmethoden erfordert Know-how über die lokalen Gesetzesvorschriften. In einigen Ländern können beispielsweise ArbeitnehmerInnen eine Bezahlung per Scheck verlangen. Es muss also geprüft werden, welche Zahlungsmethoden in den jeweiligen Ländern erlaubt sind. Mehrere Abrechnungsmethoden im Payroll Accounting zu haben, kann zudem viel Zeit kosten, teuer werden und die Fehleranfälligkeit bei den Prozessen erhöhen.

Urlaub und Abwesenheit korrekt verbuchen

Die Abrechnung von Urlaub und Abwesenheit der MitarbeiterInnen ist ein entscheidender Punkt bei Payroll Services. Das System muss die Auswirkungen von Urlaub und Abwesenheit der MitarbeiterInnen automatisch in den Gehaltsabrechnungen berücksichtigen. Da in vielen Unternehmen das HR-Team diese Abwesenheiten manuell verwalten müssen, gibt es hier viel Raum für menschliche Fehler, deren Korrektur viel Zeit kostet.

Software integrieren

Ein international integriertes Softwaresystem für die Payroll reduziert die Fehleranfälligkeit, wie es oft passiert, wenn die HR-Software und die Lohnabrechnungssoftware getrennt gemanagt werden. Dies gilt insbesondere bei der länderübergreifenden Lohnbuchhaltung.

Behandlung internationaler Gehaltsniveaus

Wenn Sie MitarbeiterInnen in mehrere Länder haben, müssen multinationale Unternehmen die Spannen zwischen den Gehaltsniveaus in verschiedenen Ländern mit der Einhaltung der Unternehmensrichtlinien in Einklang bringen.

Compliance in der internationalen Payroll

Bei einer Lohn- und Gehaltsabrechnung an mehreren internationalen Standorten muss berücksichtigt werden, dass je nach Land mit Blick auf Recht und Gesetz unterschiedliche Anforderungen an die Payroll gelten. Dazu gehören

IPS Payroll Service sorgt für richtige Berechnung der einzubehaltenden Einkommenssteuer

Die Arbeitgeber sind dafür verantwortlich, dass der korrekte Steuerbetrag einbehalten und an die Steuerbehörden in jedem Land, in dem sie tätig sind, übermittelt wird. Eine damit verbundene Frage ist, ob die Anwesenheit von ArbeitnehmerInnen in einem Land die Gründung einer Betriebsstätte an diesem Ort bedeutet. Steuerrechtliche Probleme entstehen, wenn das Stammunternehmen möglicherweise unfreiwillig einen Sachverhalt realisiert, der als Betriebsstätte zu qualifizieren ist. Gewinne sind zwar im Prinzip dort zu versteuern, wo das Unternehmen seinen Sitz hat, selbst wenn das Unternehmen international tätig wird. Von diesen steuerrechtlichen Grundsätzen wird aber bei Vorliegen einer Betriebsstätte im Ausland eine Ausnahme gemacht. In diesem Fall steht dem Staat, in dem die Betriebsstätte ansässig ist, das Besteuerungsrecht hinsichtlich des Gewinns der Betriebsstätte zu. Die Existenz einer Betriebsstätte kann somit für die Steuerlast eines Unternehmens von erheblicher Bedeutung sein.

Einbehaltung bzw. Abzug von Beiträgen und Sozialabgaben

Dies bedeutet, dass die in dem jeweiligen Land geltenden, korrekten Beträge für Leistungen an ArbeitnehmerInnen wie der Krankenversicherungsbeitrag und die Rentenversicherungsbeiträge gezahlt werden.

Einhaltung aller geltenden Datenschutzverordnungen

Die Payroll eines jeden Mitarbeiters und einer jeden Mitarbeiterin enthält personenbezogene Daten, die durch Datenschutzgesetze geschützt sind, zum Beispiel die Allgemeine Datenschutzverordnung (DSGVO) für die EU, das chinesische Zivilgesetzbuch für MitarbeiterInnen mit Sitz in China oder das kalifornische Verbraucherschutzgesetz für Kunden mit Sitz in Kalifornien. Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung ist vor dem Gesetz verpflichtet, diese Informationen vor unbefugter Verarbeitung oder Offenlegung mittels geeigneter Systeme zu schützen.

Möglichkeiten für ein effizientes Handling Ihrer internationalen Payroll

Wenn Sie international bereits an mehreren Standorten auf einem Kontinent tätig sind, kann es sich lohnen, die Payroll für diese Länder und alle damit verbundenen Prozesse an nur einem zentralen Ort abzuwickeln – ein möglicher Kompromiss zwischen einem länderfokussiertem, konsequent dezentralem Payroll Management und der vollständig zentralen Organisation der internationalen Payroll Ihrer Teams.

Alternativ können Sie Ihre internationalen Lohn- und Gehaltsabrechnungen an einen Dritten, outgesourcten Partner auslagern – mit dem Business Process Outsourcing (BPO, eine Sonderform des Outsourcings, die ganze Geschäftsprozesse auslagert).

Eine weitere Lösung, die Ihnen viel Aufwand, Zeit und Kosten erspart und zugleich Sicherheit und Transparenz für die Gehaltszahlungen Ihrer internationalen (neuen) MitarbeiterInnen gewährleistet, ist die Beauftragung einer globalen PEO (professionelle Arbeitgeberorganisation). Die PEO – auch Employer of Record (EOR) – wird dabei zum legalen Arbeitgeber der Belegschaft an Ihren jeweiligen internationalen Standorten. Die MitarbeiterInnen erhalten wie gewohnt die Aufgaben und Zuständigkeiten vom Unternehmen; der Unterschied ist lediglich, dass die PEO (englisch: Professional Employer Organisation) – im Gegensatz zum BPO-Modell – auch die rechtlichen Verpflichtungen der Payroll des Arbeitgebers übernimmt und natürlich für sämtliche Prozesse der Entgeltabrechnungen und Sozialleistungen zuständig ist.

Fazit

Es ist eine große Herausforderung für international tätige Unternehmen, die Lohn- und Gehaltsabrechnungen aus verschiedenen Ländern zu integrieren und lokale Unterschiede sowie (steuer-)rechtliche Anforderungen umfänglich zu berücksichtigen, bei bestehenden Teams und bei neu zu besetzenden Stellen im Ausland. Die Schwierigkeiten ergeben sich zum Teil aus den bestehenden betrieblichen Abläufen: die Verwaltung verschiedener Zahlungsmethoden und Währungen, die sofortige Korrektur von Fehlern, der Umgang mit Abwesenheiten und Urlaub von neuen oder bestehenden MitarbeiterInnen, die Integration von Softwaresystemen und die Berücksichtigung lokaler Abweichungen im internationalen Business. Eine Herausforderung sind auch mögliche Compliance-Risiken sowie die Einhaltung von Steuer- und Vorsorgeverpflichtungen sowie von Datenschutzrichtlinien.

IPS by HRsolution unterstützt Unternehmen als zuverlässiger Partner bei internationalen Lohn- und Gehaltsabrechnungen mit verschiedenen Möglichkeiten. So können wir die komplette Auslagerung ihrer Payroll in einem bestimmten Land und an bestimmten Orten übernehmen, aber gleichermaßen als globale Plattform (als PEO) für international verteilte Teams bzw. MitarbeiterInnen für Sie tätig werden, womit Sie die Gründung einer Betriebsstätte im Ausland vermeiden. Darüber hinaus unterstützen wir Sie übrigens auch beim Recruiting für neu zu besetzende Stellen beim Aufbau Ihres geplanten Teams im Ausland. Rufen Sie uns gerne für alle weiteren Informationen zu Ihrem konkreten Anliegen an!

Die Wahl der richtigen Organisation bei der internationalen Payroll gehört für erfolgreiche multinationale Unternehmen zu den wichtigen strategischen Entscheidungen. Das Expertenteam von HRsolution International GmbH teilt gerne sein Fachwissen, damit Sie auf der Grundlage einer unverbindlichen Beratung die strategisch richtige Entscheidung für den sicheren Ausbau Ihres internationalen Business treffen können.

FAQ

Was heißt Payroll auf deutsch?

Wörtlich übersetzt heißt „Payroll“ „Lohnliste“ – so steht es im Duden. Doch die „Payroll“ umfasst gleich mehrere Bedeutungen. Sie ist zunächst einmal eine Liste aller Angestellten mit ihrem jeweiligen Gehalt, möglichen Zusatzleistungen wie Firmenwagen oder vermögenswirksame Leistungen und Bonuszahlungen. Außerdem ist die Payroll die gesamte Summe, die ein Unternehmen für seine Gehaltszahlungen aufbringt. Die Payroll steht auch für den gesamten Prozess, der mit den Lohn- und Gehaltsabrechnungen zusammenhängt: die Zeiterfassung, das Management der Personalakte oder auch das Abführen und Steuern und Sozialabgaben. Last but not least steht sie auch für den Gehaltsnachweis, den MitarbeiterInnen am Ende des Monats in den Händen halten bzw. elektronisch übermittelt bekommen.

Was ist Payroll Service?

Ein Anbieter von Payroll Services übernimmt als ausgelagerter Partner die Entgeltabrechnungen und verantwortet die Einhaltung von Fristen bei Steuerzahlungen und Sozialabgaben. Diese ausgelagerte Organisation übernimmt ebenfalls die Überprüfung und die Compliance mit geltenden tarifrechtlichen Bestimmungen. Arbeitsrecht, Lohnsteuerrecht und Sozialversicherungsrecht gehören zu den Fachgebieten eines Payroll Services. Das operative Tagesgeschäft und das Führen der neuen oder bestehenden MitarbeiterInnen liegt hingegen weiterhin beim auftraggebenden Unternehmen.

Ein internationaler Payroll Service kann diese Leistungen international — im Falle von IPS in über 120 Ländern — sicher und zuverlässig anbieten.

Was ist ein Payroll Manager?

Ein Payroll Manager bzw. eine Payroll Managerin führt die Lohnverwaltung und besitzt eine Art Drehscheibenfunktion zwischen der Abteilung Human Resources (der HR-Spezialist kümmert sich überwiegend um Personalentwicklung, -beschaffung und -organisation), Buchhaltung, Sozial- und Zusatzversicherungsträgern. Er oder sie erstellt und verwaltet Gehaltsabrechnungen, korrespondiert mit Krankenkassen, Sozialversicherungsträgern und Berufsgenossenschaften, begleitet Lohnsteuer- und SV-Prüfungen, erstellt Reportings und Berichte für die HR-Abteilung, überprüft tarifrechtliche Bestimmungen und unterstützt das Rechnungswesen.

Was ist eine Payroll?

Bei der Payroll wird erfasst, welche Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in einem Unternehmen angestellt sind und wie diese bezahlt werden. Der Begriff Bezahlung ist dabei weit gefasst, denn er schließt finanz- und steuerrechtliche Aufgaben sowie sogenannte geldwerte Vorteile mit ein, außerdem die Lohnnebenkosten und die Abgaben zur Sozialversicherung. Die Payroll in einem Unternehmen kann über eine interne Abteilung laufen, wird aber in den letzten Jahren vermehrt — und insbesondere bei dem Einsatz von neuen Teammitgliedern oder bestehenden MitarbeiterInnen im Ausland — an externe Dienstleister wie eine PEO (Professional Employer Organisation) ausgelagert.

Was bedeutet Payroll and Benefits?

Wörtlich übersetzt bedeutet es „Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung und Sozialleistungen“. Um die korrekte Abwicklung kümmert sich ein Payroll Specialist bzw. ein ausgelagerter Payroll Service-Anbieter wie IPS – HRsolution International GmbH. Fristen und Bestimmungen bei Steuern und Sozialabgaben einzuhalten, ist dabei wesentlich, national wie international.

Was ist ein Payroll Specialist?

Ein Payroll Specialist ist ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin, der oder die mit der Abwicklung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen befasst ist, im deutschsprachigen Raum auch LohnbuchhalterIn genannt. Die Tätigkeit eines Payroll Spezialisten beschränkt sich aber nicht nur auf die Lohnabrechnung: Dazu gehören meist auch die Zeiterfassung, die Kontrolle der Arbeitszeiten sowie das Verbuchung von Fehlzeiten einzelner Angestellte.

Als Payroll Service Specialist und PEO entlasten wir Sie in folgenden Themenbereichen:

Professional Employer Organization

IPS als Professional Employer Organization (PEO) für Ihre internationale Expansion

Mehr lesen
Employer of Record Partner

Wie IPS als Employer of Record (EOR) global expandierenden Unternehmen unterstützt

Mehr lesen
Mitarbeiter im Ausland einstellen oder bestehende dienstlichg entsenden

MitarbeiterInnen ohne Niederlassung oder Tochtergesellschaft in einem anderen Land einstellen

Mehr lesen
Mitarbeiter-Innen in einem anderen Land einstellen

MitarbeiterInnen dienstlich ins Ausland entsenden, ohne im Zielland eine Niederlassung zu gründen

Mehr lesen

Wir helfen. Schnell
und unkompliziert!

Einfach anrufen
Tel. 02173 2039568
oder E-Mail schreiben!

Wir helfen. Schnell
und unkompliziert!

Einfach anrufen
Tel. 02173 2039568
oder E-Mail schreiben!