Brauchen Sie für Ihre internationale Expansion einen EOR oder einen PEO?

In einer perfekten Welt könnten Sie international Arbeitskräfte einstellen, ohne sich Gedanken über die Einhaltung rechtlicher Vorschriften und sonstiger Anforderungen einer grenzüberschreitenden Lohnbuchhaltung bzw. Payroll machen zu müssen. In der Realität erschweren die komplexen internationalen Gesetze global expandierenden Unternehmen die Einstellung von MitarbeiterInnen im Ausland. Um weltweit einstellen zu können, müssen Unternehmen mit einem externen Service-Anbieter zusammenarbeiten, zum Beispiel mit einem Employer of Record (EOR) oder einer professionellen Arbeitgeberorganisation (PEO).

Employer of Record
Employer of Record Partner

Was ist der Unterschied zwischen einem EOR und einer PEO?

Beide Organisationsformen bieten Unterstützung bei Ihrer internationalen Payroll. Welche der beiden Möglichkeiten für Sie und Ihr Unternehmen am geeignetsten ist, hängt davon ab, welche Leistungen Ihr Service-Partner genau übernehmen soll bzw. wie Ihr Business international aufgestellt ist.

Eine PEO (Professional Employer Organisation) ist ein Dienstleister, der eine Form der „Mitbeschäftigung“ anbietet, bei der eine Vereinbarung zwischen Ihnen (dem Arbeitgeber), und der PEO getroffen wird. Den Arbeitsvertrag schließen Sie mit dem ausländischen Arbeitnehmer oder der Arbeitnehmerin ab. In der Regel hat eine PEO eine eigene Einrichtung oder Niederlassung in einem Land, in dem sie ihre Dienstleistungen anbietet, und Ihre MitarbeiterInnen werden von dieser Einrichtung „entsandt“ oder verwaltet. Auf diese Weise kann die PEO viele alltägliche Personalverwaltungsfunktionen wie Lohn- und Gehaltsabrechnungen übernehmen, während der Vertrag und die endgültige Arbeitsvereinbarung zwischen Ihnen und Ihrem Mitarbeiter oder Ihrer Mitarbeiterin verbleibt.

Bei einem EOR (Employer of Record) schließt dieser direkt mit dem Arbeitnehmer oder der Arbeitnehmerin einen Vertrag. Der EOR wird auf Anweisung seines Kunden bzw. Auftraggebers rechtlicher und haftender Arbeitgeber für den oder die neue Mitarbeiterin. Ein EOR ist für alle Personaldienstleistungen verantwortlich, die auch eine PEO anbietet, sowie für alle die Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze und Compliance-Richtlinien. Der entscheidende Vorteil liegt aber darin, dass Sie bei der Zusammenarbeit mit einem eingetragenen Arbeitnehmer keine eigene Betriebsstätte im Zielland benötigen und Sie sich kann auf den Kern Ihrer Arbeit konzentrieren können: Ihr Business im Ausland voranzutreiben!

Wofür Sie einen eingetragenen Arbeitgeber (EOR) brauchen

Ein Employer of Record (EOR) kann in Ihrem Namen ArbeitnehmerInnen in anderen Ländern beschäftigen, ohne dass Sie eine eigene Niederlassung in diesem Land eröffnen müssen. Wenn Sie dort noch keine juristische Person besitzen, ist die Zusammenarbeit mit einem EOR wesentlich günstiger und schneller als die Gründung einer neuen juristischen Person.

Der EOR, der in den Akten eingetragene Arbeitgeber, kümmert sich um die legale Beschäftigung Ihrer ArbeitnehmerInnen in anderen Ländern. Auf dem Papier ist der Employer of Record der Arbeitgeber. Tatsächlich aber kümmert er sich vor allem um die Abwicklung sämtlicher bürokratischer Vorgänge der Personalverwaltung und gewährleistet die Einhaltung aller rechtlichen Vorschriften und Compliance-Vorgaben. Sie arbeiten mit Ihren ArbeitnehmerInnen unter dem EOR genauso weiter wie mit Ihren anderen MitarbeiterInnen.

Wofür Sie den Employer of Record brauchen

Welche Art von Partner sollten Sie wählen?

Nehmen wir an, Sie möchten einen ausländischen Markt zunächst einmal testen, bevor Sie an die Gründung einer Tochtergesellschaft denken. Möglicherweise haben Sie auch bereits ein talentiertes neues Teammitglied in einem anderen Land gefunden, sei es in Europa oder auf einem anderen Kontinent. Sie können aber nur schwer die Anforderungen der lokalen Gesetze, Vorschriften und kulturellen Gepflogenheiten einschätzen, zumal Sie auch über keine anderen Mitarbeiter in dieser Region verfügen.

Als eingetragener Arbeitgeber (EOR) mit MitarbeiterInnen und einem Expertennetzwerk in über 120 Ländern ist IPS ist mit den verschiedenen Herausforderungen vertraut, mit denen Unternehmen bei der Einstellung internationaler MitarbeiterInnen konfrontiert werden. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Art von Support Sie benötigen, um mit globalen Talenten zu arbeiten, sollten Sie sich zunächst ein paar grundlegende Fragen stellen.

Haben Sie eine juristische Person in dem Land, in dem der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin lebt?

Wenn Sie Vollzeitkräfte in einem Land beschäftigen möchten, in dem Sie keine eigene Rechtspersönlichkeit besitzen, müssen Sie sich an einen eingetragenen Arbeitgeber (EOR, Employer of Record) wenden. Es ist die einzige Möglichkeit, wenn Sie keine eigene juristische Person gründen wollen.

Die Gründung einer juristischen Person kann ein zeitaufwändiger und teurer Prozess sein, selbst für große Unternehmen, die bereits in mehreren Ländern vertreten sind. Sofern Sie nicht eine größere Expansion in ein bestimmtes Land planen – in diesem Fall könnte die Gründung einer lokalen Einheit für Ihre Ziele sinnvoll sein – ist die Nutzung des Services eines Employer of Record (EOR) der logischste Schritt nach vorn.

Unternehmen, die in ihren Zielländern bereits eine eigene Rechtspersönlichkeit haben, verfügen nicht immer über die Ressourcen, um alle Bedürfnisse ihrer MitarbeiterInnen zu erfüllen. In dem Fall profitieren diese Unternehmen von den Leistungen einer professionellen Arbeitgeberorganisation (PEO). Eine PEO übernimmt eine Vielzahl von HR-Funktionen, um sicherzustellen, dass die MitarbeiterInnen ihre Gehaltsabrechnungen erhalten und Zugang zu Leistungen wie Sozialversicherungen und Urlaub haben.

Wie funktioniert die Zusammenarbeit mit einem eingetragenen Arbeitgeber (EOR)?

Ein Employer of Record wie IPS by HRsolution bietet eine globale Infrastruktur mit Präsenz in vielen Ländern der Welt. Er gewährleistet die Einhaltung aller lokalen Arbeitsgesetze in Ihrer gewählten Region, verwaltet die Arbeitsverträge, Zusatzleistungen, Sozialversicherungen und Steuerabgaben, unabhängig von der Branche oder dem Business, in dem Sie tätig sind.

Rechtlich gesehen ist der EOR der Arbeitgeber Ihres Mitarbeiters, während Sie der Kunde des Employer of Record sind. Dies bedeutet nicht, dass Sie die Kontrolle über Ihren Betrieb abgeben. Tatsächlich übernimmt ein EOR so viele administrative und beschäftigungsbezogene Aufgaben, dass Sie mehr Zeit und Ressourcen zur Verfügung haben, um sich auf Ihr Geschäft und Ihre tägliche Arbeit und Aufgaben zu konzentrieren.

Verantwortlichkeiten

Ein EOR greift nicht in Ihren Geschäftsbetrieb ein oder stört die täglichen Abläufe Ihrer Arbeit im Unternehmen. Die Zusammenarbeit mit einem EOR schützt Ihre Daten, Ihr geistiges Eigentum (IP), Mitarbeiterinformationen, Geschäftsgeheimnisse und andere sensible Informationen. Sie bleiben hingegen verantwortlich für die Führung der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, Schulungen, Management und alle Aufgaben im Zusammenhang mit den Kernfunktionen und der Branche Ihres Unternehmens. Der Vertrag zwischen Ihnen und Ihrem EOR enthält alle Bedingungen Ihrer Vereinbarung, einschließlich der Aufgaben, für die der eingetragene Arbeitgeber (EOR) verantwortlich ist.

Ihre Vorteile

  • Sie können kurzfristig oder langfristig Remote-, Inhouse- oder internationale MitarbeiterInnen in allen erforderlichen Rollen, auch auf Führungsebene beschäftigen
  • Sie delegieren die internationale Payroll wie Gehaltsabrechnungen und alle damit verbundene Aufgaben, einschließlich Auszahlungen, Vergütung und Zusatzleistungen
  • Sie können sicher sein, dass sämtliche Gesetze, Gesetzesänderungen und Compliance-Vorschriften in jedem Land eingehalten und berücksichtigt werden
  • Sie können über den EOR individuelle Leistungspakete für Ihre MitarbeiterInnen anbieten und diese Leistungen an lokale Marktbedürfnisse und die Angebote von Wettbewerbern anpassen
  • Mit der Einhaltung der Arbeitsgesetze und Compliance-Anforderungen vermeiden Sie kostspielige Strafen oder juristische Interventionen
  • Sie ermöglichen Ihrem Team kontinuierlich lokalen Support
  • Im Falle von Arbeitslosigkeit oder Arbeitsunfällen löst Ihr EOR sämtliche damit verbundenen Aufgaben

IPS ist ein eingetragener Arbeitgeber (EOR), der seine internationale Infrastruktur in mehr als 120 Ländern mit eigenen MitarbeiterInnen als auch mit professionellen lokalen Beratern und Juristen für Ihre Expansion bereitstellt.

Gehaltsabrechnung und Steuern

Als gesetzlicher Arbeitgeber verarbeitet und verwaltet Ihr EOR die Lohn- und Gehaltsabrechnung für jeden Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin. Sie haben selbstverständlich weiterhin Zugriff auf alle Informationen Ihrer internationalen Payroll. Ein EOR ist ebenso verantwortlich für die Anmeldung bei den örtlichen Steuerbehörden und das Abführen der Lohnsteuer. Ihre Benefits durch einen Service wie durch IPS by HRsolution im Einzelnen:

  • Berechnen, Einbehalten und Abführen von Steuern, Renten und Versicherungen
  • Unterstützung bei Rückzahlungen oder Entschädigungen für Mitarbeiter
  • Monitoring der sich ändernden Steuervorschriften und Anpassung in der Personalverwaltung
  • Berechnung einer fairen und wettbewerbsfähigen Entlohnung gemäß den Voraussetzungen und Gepflogenheiten im Zielland

Verträge

Der Onboarding-Prozess von Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen wird durch den Service eines eingetragenen Arbeitgebers für Sie als auftraggebendes Unternehmen stark vereinfacht. Ein EOR führt Leumundsprüfungen durch und erstellt Verträge, die mit der lokalen Gesetzgebung vollständig konform sind. So hat beispielsweise jedes Land eigene Vorschriften, was Freistellungen, Krankheitstage und dergleichen betrifft.

Sozialleistungen

Das Gleiche gilt für die Sozialleistungen — die Anforderungen sind von Standort zu Standort sehr unterschiedlich. Ein eingetragener Arbeitgeber (EOR) unterhält Beziehungen zu verschiedenen lokalen Anbietern von Sozialleistungen, von Pensionsfonds über Krankenversicherungen bis hin zu Schulungsunternehmen, und unterstützt die MitarbeiterInnen auf der internationalen Payroll mit allen obligatorischen und freiwilligen Leistungen.

Zusammenarbeit mit lokalen Behörden

Ein EOR muss in jeder Region, in der Ihr Unternehmen Mitarbeiter beschäftigt, sehr eng mit den lokalen Behörden zusammenarbeiten, was eine gute lokale Verankerung des Netzwerks des Employer of Record erforderlich macht. So müssen vor Ort Versicherungen abgeschlossen, Bankkonten eröffnet und Registrierungen durchgeführt werden; Dinge, die es erforderlich machen, mit einem guten Verständnis von Sprache, Kultur und Erwartungen stetige Beziehungen zu den lokalen Behörden unterhalten.

Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Es kann auch vorkommen, dass Sie bei der Kündigung von Verträgen oder beim Wechsel zu einer neuen Mitarbeiter-Vereinbarung Unterstützung durch Ihren EOR benötigen. Dies kann der Fall sein, wenn ein Mitarbeiter zurück zum Hauptsitz oder in eine andere Region wechselt, oder wenn er oder sie befördert wird. Bei einer Kündigung durch Sie oder den Arbeitnehmer kann Sie ein Employer of Record auch mit Blick auf mögliche Abfindungszahlungen oder die Verkürzung der verbleibenden Vertragslaufzeit unterstützen.

Last but not least

Ihr EOR ist Ihr Experte in der neuen Region und somit Ihre erste Anlaufstelle für alle Fragen und Herausforderungen, die sich vor Ort stellen, einschließlich der Beschaffung von Visa für Mitarbeitende. Im Gegensatz zum Aufwand bei der Gründung einer eigenen Niederlassung können Sie mit einem Employer of Record sofort loslegen — Ihr neuer Mitarbeiter wird es zu schätzen wissen. Die Nutzung des Services eines EOR erlaubt es Ihnen, einen Markt mit geringen Kosten vorab zu testen. Dabei steht Ihnen die ganze Welt offen: Mit einem EOR können Sie international die besten Talente für Ihr Unternehmen gewinnen und einsetzen.

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