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Payroll Service für Mitarbeiter in Italien
Wir übernehmen die italienische Gehaltsabrechnung für internationale Unternehmen – auch ohne eigene Niederlassung oder Betriebsstätte in Italien.
Mitarbeiter in Italien ohne Betriebsstätte einstellen und italienische Gehaltsabrechnung umsetzen?
Wollen Sie einen Mitarbeiter in Italien ohne eigene Betriebsstätte einstellen und benötigen eine italienische Gehaltsabrechnung? IPS unterstützt internationale Unternehmen dabei, Mitarbeiter in Italien landeskonform zu beschäftigen und abzurechnen.
Bei Payroll in Italien müssen insbesondere Sozialversicherung, Lohnsteuer, der einschlägige italienische Tarifvertrag beziehungsweise CCNL, TFR sowie zahlreiche Melde- und Dokumentationspflichten berücksichtigt werden.
Für die Beschäftigung von Mitarbeitern in Italien ohne eigene Gesellschaft kommen insbesondere zwei Modelle infrage:
1. Employer of Record (Italien)
Ihr Mitarbeiter wird über eine geeignete lokale Arbeitgeberstruktur in Italien beschäftigt und arbeitet operativ für Ihr Unternehmen.
✓ Schneller Start in Italien
✓ Keine eigene italienische Gesellschaft erforderlich
✓ Payroll und Administration ausgelagert
✓ Unterstützung bei italienischer Compliance
Hinweis: Arbeitnehmerüberlassung ist in Italien reguliert und muss über eine entsprechend autorisierte Struktur erfolgen.
2. Direkte Anstellung in Italien
Ihr Unternehmen bleibt selbst Arbeitgeber und erfüllt die erforderlichen italienischen Payroll-, Sozialversicherungs- und Meldepflichten.
✓ Direkte Beschäftigung im eigenen Unternehmen
✓ Italienische Payroll über IPS
✓ Unterstützung bei Registrierung und Administration
✓ Berücksichtigung des relevanten CCNL
IPS ist Ihre globale Payroll-Lösung für eine erfolgreiche und schnelle
grenzüberschreitende Lohnbuchhaltung ohne eigene Niederlassung.
Remote Work Vollzeit von Italien aus – Informationen zur Gehaltsabrechnung in Italien
Mit IPS als Partner für internationale Gehaltsabrechnungen unterstützen wir Sie bei der korrekten Anstellung Ihrer Mitarbeiter in Italien und der landeskonformen Erstellung der italienischen Lohnabrechnung.
Das italienische Arbeits- und Payroll-System wird in erheblichem Umfang durch nationale Branchentarifverträge, die sogenannten Contratti Collettivi Nazionali di Lavoro (CCNL), geprägt. Der einschlägige CCNL kann unter anderem Vergütung, Einstufung, Arbeitszeit, Überstunden, Probezeit, Kündigungsfrist, Krankheit und zusätzliche Monatsgehälter bestimmen.
Die gesetzliche normale Arbeitszeit beträgt grundsätzlich 40 Stunden pro Woche. Tarifverträge können eine kürzere Regelarbeitszeit vorsehen. Einschließlich Überstunden darf die durchschnittliche Wochenarbeitszeit grundsätzlich 48 Stunden nicht überschreiten.
Kein allgemeiner gesetzlicher Mindestlohn in Italien
Italien besitzt derzeit keinen einheitlichen gesetzlichen Mindestlohn, der für sämtliche Arbeitnehmer gilt. Die maßgeblichen Mindestvergütungen ergeben sich in der Praxis insbesondere aus dem für Branche und Tätigkeit relevanten CCNL.
Für internationale Arbeitgeber ist deshalb bereits vor der ersten Gehaltsabrechnung die korrekte tarifliche Einstufung des Mitarbeiters besonders wichtig.
Lohnnebenkosten und Sozialversicherung in Italien
Beim Einstellen eines Mitarbeiters in Italien entstehen neben dem Bruttogehalt erhebliche Sozialversicherungs- und weitere Arbeitgeberkosten. Eine pauschale Aussage wie „39 % Lohnnebenkosten“ ist jedoch nicht für jeden Mitarbeiter belastbar.
Die tatsächlichen Kosten hängen unter anderem von Branche, Unternehmensgröße, Mitarbeiterklassifizierung, Vertragsart, dem einschlägigen CCNL und möglichen Beitragsvergünstigungen ab.
Sozialversicherung in Italien
Die gesetzliche Rentenversicherung für die allgemeine Arbeitnehmerregelung weist grundsätzlich einen IVS-Beitrag von 33 % der beitragspflichtigen Vergütung auf. Dieser Beitrag wird zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt, wobei der Arbeitgeber den größeren Anteil trägt.
Zusätzlich können weitere Beiträge und Versicherungen anfallen, beispielsweise für:
→ Arbeitslosenversicherung
→ Krankheit und Mutterschaft
→ Lohnersatz- und Sicherungsfonds
→ Arbeitsunfallversicherung über INAIL
→ branchenspezifische Fonds und tarifvertragliche Leistungen
Wenn Sie keine Niederlassung in Italien haben, unterstützt IPS Sie dabei, die erforderlichen Sozialversicherungsbeiträge und Payroll-Bestandteile nach italienischem Recht korrekt zu ermitteln und abzuwickeln.
Gehalt, 13. und 14. Monatszahlung
Die Vergütungsstruktur richtet sich wesentlich nach dem anwendbaren CCNL. Eine 13. Monatszahlung – die „tredicesima“ – ist bei italienischen Arbeitnehmern sehr verbreitet und wird regelmäßig zum Jahresende gezahlt.
Je nach Tarifvertrag kann zusätzlich eine 14. Monatszahlung – „quattordicesima“ – vorgesehen sein. Das vereinbarte Jahresgehalt muss deshalb bei der Einstellung korrekt auf die tariflich vorgesehenen Monatszahlungen verteilt werden.
Krankheit
Bei Krankheit muss ein Arbeitnehmer in Italien seine Arbeitsunfähigkeit entsprechend den gesetzlichen und betrieblichen Vorgaben melden. Die ärztliche Krankmeldung wird grundsätzlich elektronisch an das INPS übermittelt.
Für Arbeitnehmergruppen, die Anspruch auf das gesetzliche INPS-Krankengeld haben, beginnt die INPS-Leistung grundsätzlich ab dem vierten Krankheitstag.
Für die ersten drei Tage – den sogenannten Karenzzeitraum – sowie für mögliche Aufstockungen des Krankengeldes sind insbesondere der anwendbare CCNL und die Beschäftigtengruppe entscheidend.
Auch die Dauer des Kündigungsschutzes während längerer Krankheit, der sogenannte periodo di comporto, wird wesentlich durch den Tarifvertrag bestimmt und liegt häufig bei etwa 180 Tagen, kann aber abweichen.
Urlaub und Feiertage
Arbeitnehmer in Italien haben gesetzlich Anspruch auf mindestens vier Wochen bezahlten Jahresurlaub. Tarifverträge können einen darüber hinausgehenden Urlaubsanspruch oder zusätzliche bezahlte Freistellungstage vorsehen.
Seit 2026 gelten folgende zwölf landesweiten gesetzlichen Feiertage:
→ 1. Januar – Neujahr
→ 6. Januar – Epiphanias
→ Ostermontag
→ 25. April – Tag der Befreiung
→ 1. Mai – Tag der Arbeit
→ 2. Juni – Tag der Republik
→ 15. August – Ferragosto / Mariä Himmelfahrt
→ 4. Oktober – San Francesco d’Assisi
→ 1. November – Allerheiligen
→ 8. Dezember – Mariä Empfängnis
→ 25. Dezember – Weihnachten
→ 26. Dezember – Santo Stefano
Zusätzlich ist regelmäßig der Feiertag des jeweiligen örtlichen Schutzpatrons relevant, beispielsweise Peter und Paul am 29. Juni in Rom.
Probezeit, Kündigung und TFR
Auch Probezeit und Kündigungsfristen werden in Italien stark durch den anwendbaren CCNL beeinflusst. Die vereinbarte Probezeit sollte schriftlich festgehalten werden und muss den gesetzlichen beziehungsweise tarifvertraglichen Vorgaben entsprechen.
Eine Arbeitgeberkündigung muss grundsätzlich schriftlich erfolgen und einen rechtlich anerkannten Kündigungsgrund aufweisen – beispielsweise eine giusta causa oder einen giustificato motivo.
Die einzuhaltende Kündigungsfrist richtet sich regelmäßig nach CCNL, Einstufung und Betriebszugehörigkeit. Wird eine geschuldete Kündigungsfrist nicht eingehalten, kann eine entsprechende Ersatzleistung erforderlich sein.
Trattamento di Fine Rapporto (TFR)
Eine Besonderheit des italienischen Arbeitsrechts ist das Trattamento di Fine Rapporto (TFR). Dabei handelt es sich um eine während des Arbeitsverhältnisses aufgebaute Leistung, die grundsätzlich bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses fällig wird – unabhängig davon, ob der Arbeitnehmer kündigt oder der Arbeitgeber das Arbeitsverhältnis beendet.
Für jedes Beschäftigungsjahr wird grundsätzlich eine TFR-Quote in Höhe der maßgeblichen Jahresvergütung geteilt durch 13,5 berechnet. Der angesammelte Betrag wird zusätzlich nach den gesetzlichen Vorgaben jährlich aufgewertet.
Das TFR ist deshalb keine klassische Abfindung, die erst aufgrund einer Arbeitgeberkündigung entsteht, sondern ein laufend aufgebauter Bestandteil der italienischen Beschäftigungskosten.
Aktuell seit 1. Juli 2026: Für private Arbeitnehmer gelten neue Regeln zur Zuordnung des neu entstehenden TFR zur betrieblichen beziehungsweise kollektiven Zusatzvorsorge, wenn innerhalb der vorgesehenen Frist keine entsprechende Wahl getroffen wird.
Internationale Gehaltsabrechnungen in Italien erfordern die richtige CCNL-Einstufung
Bei Payroll in Italien entscheidet nicht nur das Gesetz über die korrekte Abrechnung. Der einschlägige nationale Tarifvertrag kann wesentliche Bestandteile wie Mindestgehalt, Arbeitszeit, Überstunden, Urlaub, Krankheit, Probezeit, Kündigungsfrist sowie 13. und 14. Monatszahlung regeln.
Als internationaler Payroll-Dienstleister unterstützen wir Sie dabei, Ihre italienische Gehaltsabrechnung an die tatsächliche Tätigkeit, Branche und Beschäftigungssituation Ihres Mitarbeiters anzupassen.
Mitarbeiter in Italien rechtssicher beschäftigen und abrechnen
Eigenes Personal in Italien einzusetzen, bringt zahlreiche sozialversicherungsrechtliche, steuerliche und arbeitsrechtliche Anforderungen mit sich. Mit unseren internationalen Payroll-Lösungen unterstützen wir Sie bei einer effizienten und landeskonformen Abwicklung.
Ihre Vorteile:
✓ Gesetzeskonforme italienische Lohn- und Gehaltsabrechnung
✓ Berücksichtigung des relevanten italienischen CCNL
✓ Unterstützung bei Sozialversicherung, INPS und Payroll Compliance
✓ Berücksichtigung von TFR sowie 13. und gegebenenfalls 14. Monatszahlung
✓ Beschäftigung von Mitarbeitern ohne eigene italienische Gesellschaft in geeigneten Strukturen
✓ Employer of Record über geeignete beziehungsweise autorisierte Beschäftigungsstrukturen
✓ Unterstützung bei direkter Beschäftigung als ausländischer Arbeitgeber
✓ Flexible Expansion in den italienischen Markt
Jetzt unverbindlich beraten lassen und Mitarbeiter in Italien professionell beschäftigen und abrechnen.
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