Tipps für die Auswahl eines Internationalen Payroll-Anbieters
– ein Überblick über die Abläufe und die Besonderheiten der globalen Gehaltsabrechnung

Jetzt fragen Sie sich vielleicht, wofür diese Unternehmen stehen, und was ist der Unterschied zwischen diesen Unternehmen – bieten sie den gleichen Service und liegt der Unterschied nur im Preis oder in der Plattform?

Und wie sind sie in der Lage, weltweit präsent zu sein? Ist ein lokaler Payroll-Anbieter oder ein internationaler PEO – ein Global Player – die bessere Wahl?

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Lassen Sie uns einen Blick auf einige Daten werfen, damit Sie alle Eckpunkte haben und in der Lage sind, eine fundierte Entscheidung darüber zu treffen, wie Sie Ihr internationales Personal am besten einstellen können.

Was bedeutet der Begriff: International Payroll (auf Deutsch – international Gehaltsabrechnungen oder internationale Lohnbuchhaltung)?

Internationale Lohn- und Gehaltsabrechnung bedeutet, dass Mitarbeiter in verschiedenen Ländern der Welt tätig sind, und nach den lokalen Gesetzen des Landes bezahlt werden, in dem sie wohnen und arbeiten.

In der modernen Arbeitswelt von Heimarbeit, Remote-Work und Hybrid-Arbeit kann Ihr Unternehmen in dem Land, in dem sich Ihr (zukünftiger) Mitarbeiter befindet, eine Betriebsstätte haben oder auch nicht. Wenn Sie keine Betriebsstätte in dem Land haben, in dem sich Ihr (zukünftiger) Mitarbeiter aufhält, können Sie mithilfe eines internationalen Lohnabrechnungsunternehmens (auch internationaler Employer of Record oder Professional Employer Organization genannt) sicherstellen, dass Sie diesen Mitarbeiter trotzdem nach den örtlichen Gesetzen korrekt abrechnen können.

Wie funktioniert das?

Ihr Unternehmen hat beschlossen, einen Bewerber in einem Land einzustellen, in dem Sie keine eigene Betriebsstätte haben. Nun benötigt der Bewerber einen Arbeitsvertrag nach den örtlichen Gesetzen, die Gehaltsabrechnung muss nach den Gesetzen des jeweiligen Landes erstellt werden und die Sozialleistungen müssen nach den örtlichen Bestimmungen bezahlt werden. Wie lässt sich dieses Problem lösen? Hier kommen die internationalen Gehaltsabrechnungsunternehmen (auch international Payroll Service Anbieter) ins Spiel.

Sie bieten eine Dienstleistung an, die Employer of Record (EOR) oder Professional Employer Organization (PEO) genannt wird. Das heißt, sie stellen den Arbeitnehmer in Ihrem Namen im jeweiligen Land ein und setzen ihn in Vollzeit in Ihrem Unternehmen ein. Auf dem Papier ist der Mitarbeiter Angestellter des internationalen PEOs, aber in der Praxis arbeitet er für Sie. Diese Art der Anstellung fällt unter dem Konzept der Zeitarbeit oder der Umbrella Company.

Da es viele Länder auf dieser Welt gibt, fragen Sie sich vielleicht folgendes:

Verfügt das internationale EOR-Unternehmen wirklich über Niederlassungen (und manchmal über die erforderlichen Lizenzen für den Personalverleih) in der ganzen Welt, um diese Mitarbeiter einstellen zu können? Unternehmen wie deel, velocity global und globalisation partners haben sicherlich viele eigene Niederlassungen und Teams in den einzelnen Ländern, aber es ist höchst unwahrscheinlich, dass ein Unternehmen in mehr als 120 Ländern Betriebsstätten hat (es sei denn, Sie sind Starbucks oder McDonalds). Für die anderen Länder, wo es keine Betriebsstätte gibt, ist es üblich, mit einem so genannten In-Country-Partner zu arbeiten. Das bedeutet, dass ein lokales Unternehmen (z. B. IPS), das über die entsprechenden lokalen Personalvermittlungslizenzen und Betriebsstätte verfügt, im Namen eines global players wie Oyster, Safeguard Global und Globalization Partners tätig wird.

Diese lokalen Unternehmen stellen den Mitarbeiter ein und entsenden ihn in Vollzeit zu Ihnen, wobei das globale Lohnverrechnungsunternehmen die Rolle des Vermittlers übernimmt. Auf diese Weise wird der Kandidat nach lokalem Recht angestellt und zahlt seine Steuern und Sozialversicherung vor Ort. Und Sie als Unternehmen bleiben gesetzeskonform.

Ich möchte, dass mein internationaler Mitarbeiter direkt durch mein Unternehmen angestellt wird  – gibt es eine andere Lösung?

Dies mag zunächst überwältigend und ein seltsames neues Konzept sein – die Einstellung Ihres Mitarbeiters durch auswärtige, lokale, aber trotzdem fremde Unternehmen.

• Sie fragen sich vielleicht: Gibt es eine andere Lösung?
• Kann ich den Mitarbeiter auch in einem Land, in dem wir keine eigene Betriebsstätte haben, direkt einstellen und den Kandidaten trotzdem nach den Gesetzen dieses Landes bezahlen?

Die Antwort ist:

Das hängt von dem jeweiligen Land und der örtlichen Gesetzgebung ab. Es gibt eine Lösung, die „virtuelle Firma“ oder die Registrierung als ausländischer Arbeitgeber. Die Idee ist dieselbe wie bei der Einrichtung einer Repräsentanz. Der Hauptsitz (oder eine Zweigstelle in einem anderen Land) wird als ausländischer Arbeitgeber bei der örtlichen Sozialversicherung und dem örtlichen Lohnbüro angemeldet. Auf diese Weise können wir dafür sorgen, dass alle Sozialversicherungsbeiträge in Ihrem Namen abgeführt werden, und mit dieser Lösung wird Ihr Mitarbeiter im Ausland gesetzeskonform eingestellt. Diese Lösung ist nicht sehr bekannt, aber wir arbeiten schon seit Jahren damit.

Gehaltsabrechnung – eine Frage von Mensch oder Maschine?

Ganz gleich, ob und wie Sie sich entscheiden, Ihre internationale Gehaltsabrechnung auszulagern, seien wir ehrlich: Auch wenn viele Prozesse in der Gehaltsabrechnung automatisiert werden können, braucht man immer noch einen lokalen Gehaltsabrechnungsexperten, der sicherstellt, dass die Zahlen richtig eingegeben, die Gesetze angemessen angewandt und die direkten Fragen der Mitarbeiter beantwortet werden.

Auf dem Gebiet der Lohn- und Gehaltsabrechnung haben wir es mit Menschen zu tun, und Menschen wie Sie und ich haben gerne einen Ansprechpartner und keinen Roboter oder ein automatisiertes System, vor allem, wenn es um etwas so Wichtiges wie Gehaltsabrechnungen und die rechtzeitige Auszahlung von Gehältern geht. Dies nimmt nochmal einen höheren Stellenwert ein, wenn der Mitarbeiter vom Home-Office im Ausland arbeitet – hier wollen Sie wirklich sicherstellen, dass die ausländische Gehaltsabrechnung 100% gesetzeskonform ist und das Gehalt pünktlich nach örtlichen Gepflogenheiten ankommt.